Als het gaat om nog uit te voeren acties is dit e-mail waarschuwingssysteem heel handig. Hiermee kan voorkomen worden dat vereiste acties vergeten worden. De actie wordt vastgelegd en het e-mailsysteem zorgt ervoor dat herinneringen verstuurd worden. Met het systeem is er altijd een helder overzicht van alle openstaande acties en het verloop van de genomen acties. Het verzenden van e-mails kan automatisch gebeuren of semi-automatisch waarbij een beheerder altijd het verzenden van automatisch opgestelde e-mails eerst moet goedkeuren. Voorbeelden van toepassing van dit e-mail systeem zijn interne audits, calamiteitenmeldingen en onderhoud en calibratie van meetsystemen. Zonder hoge kosten kan dit systeem passend gemaakt worden voor specifieke toepassingen.



Figuur 1: Overzichtelijke weergave van de gebeurtenissen en status van geplande acties.De acties zijn genummerd.

Door op een icoon te klikken wordt de bijbehorende informatie weergegeven. De betekenis van de iconen is als volgt:

= melding van actie die nog open staat
= melding van actie die inmiddels is afgerond
= Melding van actie-afronding
= Waarschuwing of herinnerings e-mail
= stand van zaken voor niet afgeronde actie